Organização Formal vs. Organização Informal

Para que a organização funcione de forma a atingir os objectivos pré-determinados são necessários a coordenação e o controlo das acções de todos os seus membros. É à forma que se estabelece para a execução dessa coordenação e controlo, nomeadamente através da criação de estruturas organizacionais e da definição de regras, políticas e procedimentos, que se dá a designação de organização formal.

Existe contudo, em qualquer organização, um conjunto de relações ou interacções que surgem expontaneamente entre os seus membros e que não são previstas ou formalizadas pela organização formal. É a este conjunto de interacções que geralmente se atribui a denominação de organização informal ou espontânea. Alguns exemplos são os grupos das cartas, da caça ou da pesca ou ainda o grupo que normalmente almoça junto e cujos membros se relacionam entre si informalmente qualquer que seja a sua posição hierárquica no interior da organização.

Apesar da organização formal possuir um grau de percepção e de compreensão mais elevado e imediato, pois é esta que explica o que se faz e como se faz, as relações informais entre os membros da organização assumem uma importância fundamental pois é delas que, em grande parte, depende o ambiente de trabalho, o qual, por sua vez, constitui uma das mais importantes condicionantes da motivação e dos níveis de produtividade dos trabalhadores.

É devido a esta importância das relações informais que cada vez mais os responsáveis pelas organizações se debruçam sobre o estudo das suas causas e consequências bem como na procura de formas adequadas de as facilitar e fomentar. É com esse objectivo que são organizados ou apoiados os convívios informais entre os membros da organização tais como as festas, as jornadas desportivas, as viagens, entre outros.

A própria organização formal tem uma forte influência quer quantitativa quer qualitativa sobre a organização informal, daí que a estrutura organizacional, assim como as regras, políticas e procedimentos devam ser definidas por forma a facilitar e incentivar as relações informais e assim proporcionarem um melhor ambiente de trabalho e uma maior motivação dos trabalhadores.

É do conjunto formado pelas estruturas, regras e procedimentos que constituem a organização formal e pelas relações/interacções informais entre os seus membros que constituem a organização informal que resultam as organizações reais tais como as conhecemos.

Sendo a organização formal um modo de coordenação das acções para satisfazer determinadas necessidades, esta deve incluir duas componentes fundamentais: uma em que são definidas as regras de actuação e outra em que são definidas as regras de compensação. Naturalmente deve existir equilíbrio entre o que é dado e o que é recebido em troca por forma a que todos os membros da organização sintam que é feita justiça.

Juan Antonio Pérez López em “Fundamentos da la Dirección de Empresas”[i], antigo professor e Director Geral do IASE* em Barcelona define estas duas componentes como o sistema produtivo/comercial ou regras de operação e o sistema de incentivos ou regras de remuneração:

• No sistema produtivo/comercial são especificadas as regras de actuação ou operação que permitem à organização e aos seus membros desenvolver as suas actividades por forma a atingir os objectivos organizacionais pré-definidos, ou seja, define o que (e como) cada membro deve oferecer à organização;
• No sistema de incentivos são definidas as regras de compensação ou retribuição dos membros da organização por forma a que estes se sintam motivados a realizar as acções enunciadas no sistema produtivo/comercial, ou seja, determina o que cada membro deve receber em troca da colaboração prestada.

Além da definição dos sistemas produtivo/comercial e de incentivos, é necessário ter em atenção de que os objectivos formulados sejam possíveis de alcançar, que os membros da organização saibam exactamente quais as suas tarefas (as quais são definidas pelo sistema produtivo/comercial) e que se sintam motivados e queiram efectivamente desenvolver as tarefas que lhes estão destinadas.

Esta motivação para a realização das tarefas, depende não apenas das suas capacidades e competências, mas também do sistema de incentivos e ainda do clima organizacional proporcionado pela quantidade e qualidade das relações/interacções humanas existentes, quer com os seus superiores, quer com os seus subordinados e colegas.

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* IASE - Instituto de Estudios Superiores de la Empresa
[i] López, Juan Antonio Pérez, “Fundamentos de la Dirección de Empresas”, Ediciones Rialp, 1996


Por Paulo Nunes - Consultor de Empresas (pcnunes@sapo.pt)